Cerințe legislative
Prevederi legale indispensabile pentru companiile care sunt obligate să își organizeze arhivele, dar și pentru companiile pentru care guvernanța datelor este un obiectiv important.
Activitatea companiilor de arhivare este reglementată în România în principal prin Legea nr. 16/1996 (republicată) – Legea Arhivelor Naționale ale României. Cerințele sunt impuse prin lege oricărei companii care oferă servicii de arhivare, iar articolele al căror conținut l-am sintetizat mai jos fac referire la legea amintită.
Iată câteva extrase de lege utile despre condițiile necesare prelucrării arhivistice:
1. Fondarea:
Art. 40, 41
– Această operațiune se aplică clienților ce dețin documente de la cel puțin două Companii.
– Documentele se vor grupa, inițial, pe fiecare fond în parte. Pentru o fondare corectă, se vor citi datele din documente (denumirea societății, ștampila acesteia, numele directorilor/ managerilor companiei etc.) pentru determinarea exactă a fondului și a denumirii acestuia.
– Se vor nota și denumirile anterioare ale fondurilor.
2. Constituirea dosarelor: este necesară atunci când clientul (firma, compania) nu și-a constituit dosarele pe criterii clare (categorii și genuri de documente).
Art. 4, 15, 16, 17, 23, 24, 41
– Ordonarea documentelor în dosar:
- Gruparea documentelor (inclusiv a anexelor acestora) pe genuri de documente
- Ordonarea pe ani a documentelor
– Constituirea dosarelor:
- Legarea documentelor în dosare cu alonje
- Numerotarea filelor (doar pentru dosarele permanente și/ sau la cererea clientului)
- Completarea copertei dosarului, cu o foaie de titlu: denumirea unității, departamentul, datele extreme, termenul de păstrare, conținutul dosarului, nr. dosar.
- Eliminarea capselor, a agrafelor, plasticelor și a foliilor de plastic (la cererea clientului)
3. Ordonarea dosarelor:
Lit. E, F
– Aceasta se realizează astfel:
- Tipuri de ordonare: cronologic–structurală, structural–cronologic, cronologic pe probleme
- Ordonarea cronologic–structurala: dosarele se ordonează, inițial, pe ani, pe Departamente și, ulterior, pe termene de păstrare. Se aplică fondurilor mari, complexe și relativ dezorganizate.
- Ordonarea structural–cronologică: dosarele se ordonează pe Departamente, pe termene de păstrare și pe ani. Se aplică fondurilor mici.
- Ordonarea cronologică pe probleme: dosarele se ordonează pe ani și, dacă este cazul, pe anumite probleme (geografic, alfabetic, pe clienți etc.). Se aplică fondurilor dezorganizate complet.
4. Constituirea Nomenclatorului:
Art. 5, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 67, 71, Anexa Nr. 1
– Este necesară înaintarea Organigramei catre Dep. de Arhivă/ Prestatorul de Servicii Arhivistice
– Nomenclatorul este creat prin comunicarea către Dep. de Arhivă/ Prestatorul de Servicii Arhivistice a tuturor genurilor și categoriilor de documente
– Arhivistul poate reveni cu întrebări și poate cere lămuriri în legătură cu informațiile oferite de către client.
– După întocmirea Nomenclatorului Arhivistic, Conducerea Companiei creatoare, care a solicitat serviciul de întocmire a Nomenclatorului, întrunește Comisia de Selecționare, prin emiterea unei Decizii interne.
– Comisia de Selecționare va fi constituită dintr-un număr impar de membri, minimum 3. Din Comisie va face parte Directorul Companiei Creatoare, persoana desemnată cu atribuții de arhivă, care va fi secretarul Comisiei și un membru.
– În Comisia de Selecționare se va stabili dacă genurile de documente și termenele de păstrare ale acestora sunt corecte, se vor stabili, eventual, condiții speciale pentru unele categorii de documente și se va aproba Nomenclatorul Arhivistic al Dosarelor. De asemenea, Comisia poate propune retransmiterea Nomenclatorului pentru revizuire.
– După aprobarea Nomenclatorului de către Comisia interna de Selecționare (a Companiei Creatoare), acesta va fi înaintat de către Compania Creatoare Arhivelor Naționale, pentru Aprobare.
– Arhivele Naționale vor analiza Nomenclatorul Arhivistic în propria Comisie de Selecționare, iar acesta poate fi trimis spre revizuire Companiei Creatoare sau poate fi aprobat.
5. Inventarierea dosarelor:
Lit. C
– Această operațiune se realizează pentru toate dosarele Companiei Creatoare.
– Dosarele sunt inventariate pe rând, fiecare dosar primind câte un număr unic, pe ani, genuri de documente, departamente și termene de păstrare.
– După inventarierea unei cutii, aceasta este indexată în aplicație, cu același conținut ca în Inventarul Arhivistic.
– Inventarierea dosarelor se face respectând integritatea fondului, pe ani, departamente și termene de păstrare.
6. Selecționarea documentelor:
Art. 3, 5, 11, 27, 28, Lit. D
– Inițial, Dep. de Arhivă/ Prestatorul de Servicii Arhivistice separă inventarele documentelor (dosarelor) al căror termen de păstrare a expirat
– Pentru toate aceste inventare, se vor atașa și Inventarele documentelor ce se păstrează permanent.
– Se va constitui Comisia de Selecționare (prin decizia Conducerii, cu minimum 3 membri, ca în cazul procedurii Aprobării interne a Nomenclatorului)
– După analizarea inventarelor respective, se va aproba Lucrarea de Selecționare, iar aceasta (constituită din Nomenclator și Inventarele pentru documentele al căror termen de păstrare a expirat) va fi înaintată Arhivelor Naționale, prin adresa de înaintare.
– După analiză, Arhivele Naționale vor aproba Lucrarea de Selecționare sau o vor transmite spre re-analizare.
– După Aprobarea Lucrării de Selecționare de către Arhivele Naționale, un reprezentant al instituției se va deplasa la sediul Companiei Creatoare sau la sediul unde se găsesc dosarele propuse spre selecționare, unde va analiza dacă dosarele au fost constituite și inventariate corect, dacă acestea conțin doar documente al căror termen de păstrare a expirat, dacă sunt încadrate corect pe ani, categorii și genuri de documente și dacă se regăsesc ușor prin utilizarea Inventarului Arhivistic. De asemenea, inspectorul/ consilierul de la Arhivele Naționale va verifica și dosarele și inventarele documentelor Permanente (modul de constituire, regăsirea informațiilor din inventar în dosare etc.).
– Dacă nu se constată nereguli, Arhivele Naționale vor aproba Lucrarea de Selecționare. După aprobare, dosarele ce fac parte din Lucrarea de Selecționare înaintată Arhivelor Naționale vor putea fi distruse.
Modele de documente
Dacă nu știi de unde să începi, folosește gratuit modelele de documente uzual folosite în activitatea noastră.
Model Cerere de eliberare Adeverință
Acest model îți este util în solicitarea de:
- Adeverințe/Certificate/Înscrisuri cu privire la vechimea în muncă, grupe de muncă, sporuri și venituri realizate (în urma cercetării documentelor).
- Documente personale în original sau în copie conform cu originalul existente în arhivă.
Eliberăm documentele de mai sus în baza documentelor aflate în custodia GAM, la cererea persoanelor fizice și juridice.
Dacă ai nevoie de o adeverință pentru persoană fizică, vei mai avea nevoie și de:
- Copia cărții de identitate;
- Copia carnetului de muncă;
- Modelul de cerere de mai sus.
Model de inventar
Model de lucrare de selecționare
Acest model îți este util în realizarea corectă și completă a lucrărilor de selecționare a documentelor prevăzute de legislația în vigoare.
Modelul poate fi folosit atât de comisiile de selecționare organizate la nivelul companiilor și asociațiilor, cât și de către administratorul unic, atunci când nu poate fi convocată o comisie.
Model de nomenclator
Acest model este util instituțiilor publice și companiilor care creează și dețin documente pentru care au obligația de păstrare, conform Legii Arhivelor Naționale nr. 16/1996 cu modificările și completările următoare.
Documentul te ajută să înregistrezi corect termenele de păstrare ale documentelor din arhivă și este utilizat în procedura de distrugere a documentelor, atunci documentele ajung la finalul ciclului lor de viață.
